Déclaration de confidentialité

LawellMcMiller (ci-après « nous », « notre », « nos ») considère que la protection de la vie privée et de vos données à caractère personnel est de la plus haute importance et souhaite informer, respecter et donner au client et toute personne concernée le plus grand contrôle possible de ce qu’il advient de ces données.

LawellMcMiller protège les données à caractère personnel et la vie privée conformément à la réglementation belge et européenne, dont le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles (ci-après « RGPD »).

1. Qui traite vos données personnelles et comment pouvez-vous nous joindre ?

LawellMcMiller est responsable du traitement des données à caractère personnel que vous nous communiquez lorsque vous faites appel à nos services ou que vous entrez en relation d’une autre manière avec le cabinet.

LawellMcMiller a désigné, en interne, un responsable de la protection des données, à qui vous pouvez vous adresser pour des questions concernant votre vie privée et le traitement de vos données à caractère personnel. Celui-ci est joignable par courrier ou par mail aux coordonnées suivantes :

  • courrier:
    LawellMcMiller
    J23L scrl
    Avenue Marnix 28 Marnix laan
    Bruxelles 1000 Brussel

  • e-mail : mail@lawell-lawyers.com
2. Quelles sont les finalités et bases légales du traitement et quelles données à caractère personnel sont collectées ?

LawellMcMiller reçoit vos données personnelles lors de l’ouverture et de l’exécution du dossier.

La base légale du traitement de vos données à caractère personnel dépend principalement de la finalité du traitement.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des finalités, des bases légales et des méthodes de collecte des différentes données à caractère personnel que nous traitons.

Traitement Finalité Bases légales Données collectées Méthodes de collecte

Gestion de la défense des intérêts de nos clients et de leurs demandes 

Nous collectons et traitons des données personnelles afin de suivre le dossier de nos clients et leurs demandes.

1.Réalisation de nos obligations légales conformément au Code judiciaire (article 6.1.c. du R.G.P.D.). 
2.Exécution du contrat qui nous lie à nos clients (article 6.1.b. du R.G.P.D.) 

Nous pouvons également traiter des données sensibles  chaque fois que cela est rendu nécessaire par la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice conformément aux dispositions de l’article 9 §2, f. du R.G.P.D. 

Données d’identification personnelles, données familiales, caractéristiques personnelles, caractéristiques professionnelles, données financières, photographies, catégories sensibles de données telles que définies par l’article 9.1 du RGPD.

1.Directement auprès de vous. 
2.Auprès d'un tiers tel qu’une compagnie d’assurance, une partie adverse, un conseil technique , une autorité judiciaire ou administrative, une autorité publique (police, etc.).
3.Vous ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles . 

Gestion administrative des dossiers de nos clients  

Nous collectons et traitons vos données personnelles afin d’exécuter nos obligations contractuelles.

1.Réalisation de nos obligations légales visées notamment par la loi du 18 septembre 2017 relative au financement du terrorisme et par le  Code de déontologie de l’avocat, (article 6.1.c. du RGPD) 
2.L’exécution du contrat qui nous lie à nos clients (article 6.1.b. du RGPD) 

Données d’identification personnelle, photographie (carte d’identité).

1.Directement auprès de vous. 
2.Auprès d'un tiers tel qu’une compagnie d’assurance, une partie adverse, un conseil technique , une autorité judiciaire ou administrative, une autorité publique (police, etc.).
3.Vous ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles . 

Gestion de la comptabilité 

Nous collectons et traitons vos données afin de tenir notre comptabilité.

Réalisation de nos obligations légales définies par le Code de droit économique et le Code T.V.A. en matière fiscale et comptable (article 6.1.c. du RGPD).

Données d’identification personnelles, données financières.

1.Directement auprès de vous. 
2.Vous ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles . 

Gestion de la communication sur nos activités et les actualités qui pourraient susciter votre intérêt

Nous collectons et traitons vos données personnelles afin de vous garder informés sur LawellMcMiller, des évènements, articles de presse, etc. ainsi qu’à des fins marketing.

Poursuite de notre intérêt légitime
(art. 6.1. f) RGPD).
Lorsque vous entrez en relation avec LawellMcMiller, vous consentez à ce traitement. Néanmoins, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant des manières indiquées aux points 1 et 7 de la présente Déclaration.

Données d’identification personnelles.

1.Directement auprès de vous. 
2.Vous ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles . 

 

Gestion des relations précontractuelles 

Nous collectons et traitons des données personnelles pour répondre aux demandes et questions que vous nous soumettez.

Réalisation de mesures précontractuelles afin d’assurer ou de faciliter une relation contractuelle future  (art. 6.1. b) RGPD).

Données d’identification personnelles, caractéristiques personnelles, caractéristiques professionnelles,  catégories sensibles de données telles que définies par l’article 9.1 du RGPD.

Directement auprès de vous.

Gestion de nos fournisseurs 

Nous collectons et traitons vos données personnelles afin de réaliser les obligations contractuelles que nous avons envers nos clients.

1.Réalisation de nos obligations légales visées par le Code de droit économique en matière fiscale et comptable (article 6.1.c. du RGPD). 
2.L’exécution du contrat qui nous lie à notre client (article 6.1.b. du RGPD) 

Données d’identification personnelles, données financières.

1.Directement auprès de vous. 
2.Vous ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles. 

Gestion de notre contentieux éventuel 

Nous pouvons être amenés à utiliser des données personnelles pour défendre nos intérêts en justice dans le cadre d’un éventuel contentieux. 

Ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime (article 6.1.f. du RGPD).  
Nous pourrions également être amenés à traiter des données sensibles chaque fois que cela est rendu nécessaire par la constatation, l'exercice ou la défense de nos droits en justice conformément aux dispositions de l’article 9 §2, f. du RGPD.

Données d’identification personnelles, caractéristiques personnelles, caractéristiques professionnelles,  catégories sensibles de données telles que définies par l’article 9.1 du RGPD.

1.Directement auprès de vous. 
2. Par une compagnie d’assurance.
3.Vous ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles. 

L'autorisation que vous donnez est en permanence libre et vous avez le droit de la révoquer à tout moment. Toutefois, le retrait du consentement n'affecte pas le traitement des données à caractère personnel effectué (i) avant ce retrait, (ii) sur la base de toute raison légitime de traiter les données à caractère personnel, et (iii) dans le cas d'un intérêt légitime dans le traitement.

Les motifs susmentionnés peuvent ne pas être exhaustifs et LawellMcMiller reste à tout moment en droit de traiter vos données à caractère personnel pour tout autre motif légitime. En pareil cas, LawellMcMiller vous informera de ce motif dans les meilleurs délais. Une mise à jour de la présente déclaration peut valoir avertissement.

3. Partage des données à caractère personnel

Dans le cadre de l’exécution d’un dossier, il est parfois nécessaire que LawellMcMiller partage vos données à caractère personnel avec des tiers (tels que des huissiers de justice, des notaires, des traducteurs, parties adverses, assurances, autorités publiques, etc).

LawellMcMiller pourrait également partager vos données à caractère personnel avec des sous-traitants tels que définis par le Rgpd. Dans ce cas, LawellMcMiller assure la protection de vos données en mettant en place des conventions protégeant la confidentialité de vos données.

Nous pouvons également partager vos données avec nos prestataires de services.  

Le partage de vos données à certains de nos sous-traitants ou prestataires de services est indispensable à la bonne exécution de nos services et interviendra toujours de manière minimale et dans les limites du secret professionnel, de nos obligations déontologiques et légales .

En dehors de ces situations, nous ne partageons pas de données à caractère personnel avec des tiers. Nous ne transférons donc jamais de données à caractère personnel à des partenaires commerciaux à des fins de marketing.

Les catégories de prestataires de services avec lesquels nous pourrions partager vos données sont les suivantes :

Type de prestataire de service  Localisation

Prestataires de solutions d’envoi d’e-mails 

Europe 

Prestataires de solutions d’envoi postal 

Europe 

Prestataires de solutions informatiques et de maintenance de l’infrastructure et des systèmes 

Europe 

Prestataires de service d’hébergement / Cloud 

Europe 

Comptables et prestataires de services financiers 

Europe 

Banques / Assurances  

Europe 

Avocats – collaborateurs – avocats-stagiaires 

Europe 

L’Ordre des barreaux francophones et germanophone (Avocats.be) 

Europe 

Prestataire de service de copies 

Europe 

Réseaux sociaux 

Europe 

Pour des raisons de sécurité, la liste de nos prestataires de service n’est disponible que sur demande justifiée.

4. Transfert des données à caractère personnel vers des pays hors EEE

En principe, LawellMcMiller ne communique pas vos données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l’eee. Il est toutefois possible que LawellMcMiller partage vos données à caractère personnel  avec des sous-traitants de pays hors eee . Si, dans un de ces pays la protection des données à caractère personnel est moins stricte que dans l’eee, LawellMcMiller assurera le même niveau de protection (par exemple, en concluant un accord à cet effet avec le sous-traitant situé dans un pays hors EEE).

5. Comment sont conservées mes données personnelles?

LawellMcMiller applique les délais de conservation suivants:

Traitement Durée

Gestion de la défense des intérêts de nos clients et de leurs demandes 

Nous conservons les données au moins 5 ans à compter de la fin de la relation qui vous lie au cabinet en vue d’assurer notre responsabilité professionnelle et aussi longtemps qu’elles nous sont nécessaires à l’exercice des activités du cabinet.

Gestion administrative des dossiers de nos clients  

Nous conservons les données au moins 10 ans à compter de la clôture du dossier et aussi longtemps qu’elles nous sont nécessaires à l’exercice des activités du cabinet.

Gestion de notre comptabilité

La durée de conservation est de 7 ans à compter de l’année durant laquelle le client a été encodé comptablement.

Gestion de la communication sur nos activités et les actualités qui pourraient susciter votre intérêt

La durée de conservation est de 2 ans à partir de notre dernier contact.

Gestion de nos relations précontractuelles

La durée de conservation est d’un an après notre dernier contact.

Gestion de nos fournisseurs

 La durée de conservation est de 7 ans à compter de l’année durant laquelle le client a été encodé comptablement.

Gestion éventuelle de contentieux

Nous conservons les données aussi longtemps qu’elles nous sont nécessaires à l’exercice de notre défense en justice.

LawellMcMiller conserve vos données personnelles dans ses propres bases de données.

6. Comment vos données à caractère personnel sont-elles protégées ?

LawellMcMiller a mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées ainsi que des mesures de sauvegarde et des garanties pour traiter vos données à caractère personnel conformément à la réglementation belge et européenne applicable, et notamment, sans que ce soit limitatif, pour protéger vos données à caractère personnel  contre leur perte, leur usage abusif ou des modifications non autorisées.
LawellMcMiller fait tous les efforts raisonnables pour protéger la confidentialité de vos données à caractère personnel.
Nonobstant la mise en place des mesures susmentionnées, il faut être conscient qu’il y a toujours des risques liés à l’envoi de données personnelles par e-mails. La sécurité et la protection de vos données personnelles ne peuvent donc jamais être totalement garanties.
LawellMcMiller ne peut en aucun cas être tenue pour responsable pour tout dommage direct ou indirect résultant d’une utilisation fautive ou inappropriée des données à caractère personnel  par un tiers.

7. Quels sont vos droits ?

Conformément aux dispositions des articles 15 à 22 du RGPD, et toute autre disposition légale applicable, vous avez droit en tant que personne concernée à :

  1. une confirmation que LawellMcMiller traite ou ne traite pas vos données à caractère personnel et, le cas échéant, à un accès aux données à caractère personnel  que LawellMcMiller traite ;
  2. la correction par LawellMcMiller, sans retard inutile, de données à caractère personnel inexactes ou incomplètes;
  3. faire supprimer des données à caractère personnel par LawellMcmiller;
  4. obtenir vos données à caractère personnel et les apporter à un autre responsable ou sous-traitant;
  5. obtenir par LawellMcMiller des restrictions au traitement de vos données à caractère personnel, pour autant que ce soit possible;
  6. de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible ;
  7. de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel et contre l’utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing.

Vous pouvez exercer ces droits en prenant contact avec le responsable de la protection des données au sein de LawellMcMiller par courrier ou par email aux coordonnées suivantes :

  • courrier :
    LawellMcMiller
    J23L scrl
    Avenue Marnix 28 Marnix laan
    Bruxelles 1000 Brussel
  • e-mail : mail@lawell-lawyers.com

Nous répondrons à votre requête dans les délais légaux et après authentification de votre identité.
LawellMcMiller répondra à votre demande dans le mois qui suit la réception de la demande. Selon la difficulté ou le nombre de demandes, nous pourrions répondre dans les deux mois suivant la réception de la demande. Dans ce cas, nous vous en informerons dans le mois suivant la réception de la demande.
LawellMcMiller pourra refuser de donner suite à votre demande ou vous réclamer des frais administratifs si elle apparaît manifestement infondée ou excessive.
Dans la mesure prévue par la réglementation belge et européenne applicable, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (www.autoritedeprotectiondesdonnees.be) si le traitement de vos données à caractère personnel enfreint la réglementation applicable :

8. Modifications de la déclaration

LawellMcMiller se réserve le droit  d’apporter à tout moment des modifications à cette déclaration. La date de la dernière version modifiée se trouve au bas de la déclaration. Des modifications sont publiées sur le site web afin que vous puissiez à tout moment être au courant des informations que LawellMcMiller rassemble, comment LawellMcMiller utilise et conserve ces informations et de la manière dont LawellMcMiller partage ces informations.

Les versions modifiées de cette déclaration entrent en vigueur dix (10) jours après leur publication sur le site web et seront, si nécessaire, toujours soumises à approbation.

Dernière mise à jour le 10 décembre 2021